Birwa Tours is een toonaangevend touringcarbedrijf in Friesland dat bekend staat om kwaliteit, stipte dienstverlening en flexibiliteit. Met een eigen wagenpark van tien touringcars, variërend van een minibus tot dubbeldekkers en een team van circa 45 medewerkers, verzorgt het bedrijf zowel de verhuur van touringcars als complete reisarrangementen.

Birwa Tours is vooral trots op het vermogen van het bedrijf om flexibel aan de wensen van klanten te voldoen - en op de mensen die voor het bedrijf werken. Dit vertaalt zich terug naar groei in een periode waarin veel touringcarbedrijven het juist moeilijk hebben. Willem Beijaard, directeur van Birwa Tours, legt uit: “Waar andere bedrijven krimpen, groeien wij. Wij zijn een familiebedrijf waar menselijkheid voorop staat. Onze chauffeurs kunnen ons bedrijf maken of breken en de positieve relatie met onze medewerkers is een belangrijke factor van ons succes, naast het feit dat we echt aan álle klantwensen willen voldoen, van het regelen van overnachtingen onderweg tot aan een lokale gids.”

De snelle groei van Birwa Tours resulteerde in een toename van buitenlandse reizen, met alle complexiteit die daarbij komt kijken. Willem Beijaard: "Toen we vaker naar het buitenland gingen rijden, werden we geconfronteerd met het gedoe van tolboxen en tolvignetten, verschillende facturen en declaraties voor tolkosten, en de administratieve rompslomp die gepaard gaat met het terugvragen van buitenlandse btw."

Op zoek naar een oplossing kwam het bedrijf via Koninklijk Nederlands Vervoer (KNV), de overkoepelende organisatie voor het beroepspersonenvervoer, in contact met DKV Mobility. Als lid van deze organisatie profiteert Birwa Tours van voordelen en kortingen die KNV aan haar leden biedt, waaronder kortingen voor de oplossingen van DKV Mobility op het gebied van brandstof- en laadpassen en tolafhandeling. Uiteraard heeft het bedrijf, naast het voorstel van DKV Mobility, andere voorstellen ontvangen, maar het voorstel van DKV Mobility sprong eruit vanwege de transparantie over mogelijkheden, kosten en regelingen met betrekking tot de tolkosten voor verschillende landen. Ina Dissel, accountmanager bij DKV Mobility, vertelt hierover: “We hechten veel belang aan duidelijke en transparante offertes, zodat toekomstige klanten een goed begrip hebben van de kosten én hoe ze de tolboxen kunnen beheren via het online portaal van DKV Mobility, inclusief functies zoals het in- en uitschakelen van boxen en het wisselen van kentekens.” Willem Beijaard voegt hieraan toe: “Een andere onderscheidende factor was dat DKV Mobility de moeite nam om langs te komen om ons bedrijf te leren kennen. Als familiebedrijf hechten we veel waarde aan persoonlijk contact in onze samenwerkingen, dus naast de prijsfactor speelde dit ook een rol bij onze keuze.”

Dankzij DKV Mobility beschikt Birwa Tours nu over een uitgebreid pakket aan mobiliteitsdiensten, waaronder tolboxen en tankpassen. Willem Beijaard: “De DKV BOX EUROPE is een uitstekende oplossing gebleken, omdat we frequent door verschillende landen reizen. Voorheen moesten ze bij elke grensovergang aparte tolboxen of vignetten aanschaffen, wat veel tijd en moeite kostte. Met de DKV Box Europe hebben we slechts één tolbox nodig. Dit heeft niet alleen het administratieve gedoe verminderd, maar bespaart de chauffeurs ook veel tijd onderweg.” Naast de tolboxen maakt Birwa Tours ook gebruik van tankpassen van DKV Mobility. Deze passen bieden toegang tot een uitgebreid netwerk van tankstations in Europa, waardoor chauffeurs efficiënt kunnen tanken tijdens hun reizen.

Voor Birwa Tours betekent de samenwerking met DKV Mobility vooral een vereenvoudiging van de administratieve processen. Voorheen moesten ze bijvoorbeeld losse declaraties verzamelen voor brandstofkosten en tolafhandeling in verschillende landen. Dankzij DKV Mobility ontvangt het bedrijf maandelijks een overzichtelijke factuur waarop alle kosten worden vermeld. Willem Beijaard: "Dit heeft niet alleen het administratieve werk verminderd, maar maakt het ook eenvoudiger om btw terug te vragen. Dit alles maakt dat we efficiënter werken, zodat iedereen in onze organisatie, van chauffeur tot kantoormedewerkers, vooral kan focussen op het bieden van hoogwaardige reiservaringen aan onze gasten.”