Datenschutzinformationen der DKV Euro Service GmbH + Co. KG/
Privacy information of DKV Euro Service GmbH + Co. KG

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Hinweistext für Einladungen

Hinweis: Im Rahmen der Besprechung ist eine Aufzeichnung/ Transkription beabsichtigt

Diese Besprechung soll aufgezeichnet/ transkribiert werden. Mit Annahme der Einladung gegenüber dem/ der Organisierenden, spätestens aber mit Teilnahme an der Besprechung und Einschalten Ihres Mikrofons, Ihrer Kamera oder Teilen des Bildschirms erteilen Sie Ihre Einwilligung in eine Aufzeichnung/ Transkription. Es erfolgt zudem ein zusätzlicher Hinweis durch Microsoft vor Start bzw. Teilnahme an der Besprechung.

Als Teilnehmende/r haben Sie folgende Optionen

• Wünschen Sie eine Aufzeichnung nicht, können Sie ohne aktive Beteiligung bzw. Rede-/ Wortbeiträge am Meeting unter Ausschaltung von Kamera, Mikrofon und Ton teilnehmen. Eine inhaltliche Beteiligung an dem Meeting ist dann – soweit gewünscht – über die Chatfunktion möglich; bitte beachten Sie aber, dass Chatbeiträge in MS Teams dokumentiert werden.

• Sollten Sie mit einer Aufzeichnung/ Transkription zunächst einverstanden sein, im Laufe der Besprechung aber Ihre Meinung ändern, haben Sie jederzeit das Recht, an der Besprechung auch ohne aktive Beteiligung bzw. Rede-/ Wortbeiträge durch Ausschalen Ihrer Kamera, Mikrofon, Ton weiter teilzunehmen (siehe oben).

• Für Mitarbeitende des DKV gilt zudem: An einen Verzicht auf eine aktive Beteiligung (Rede-/ Wortbeiträge) innerhalb einer Besprechung können beim DKV keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen geknüpft werden.

Bezüglich der Aufbewahrung/ Löschung von Aufzeichnungen gilt Folgendes:

• Aufzeichnungen von Trainings- oder Schulungssessions/ -veranstaltungen, in denen einer oder wenige Sitzungsteilnehmende Inhalte zur Informations- und/ oder Schulungszwecken präsentieren und die darüber hinaus nur in sehr eingeschränktem Umfang Video- oder Audioaufzeichnungen anderer Teilnehmenden beinhalten (z.B. bei Rückfragen oder Ähnlichem), können zu Schulungs- bzw. Trainingszwecken dauerhaft gespeichert und wiedergegeben werden.

• Im Übrigen werden Aufzeichnungen nur für maximal 6 Wochen ab Aufzeichnung gespeichert und hiernach automatisch gelöscht.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter https://www.dkv-mobility.com/de/de/privacy/

Nutzungshinweise/ Datenschutzinformationen

der DKV EURO SERVICE GMBH + CO. KG

zur Nutzung von MS Teams

(Stand: Juli 2025)

I. PRÄAMBEL

Die DKV EURO SERVICE GMBH + CO. KG (im Folgenden auch DKV MOBILITY) nutzt das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/ oder Webinare (nachfolgend: „Online-Meetings“) sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit Externen (Kunden, Interessenten, Lieferanten etc.) durchzuführen. Nachfolgend möchten wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.

Hinweis: Diese Nutzungshinweise/ Datenschutzinformationen gelten nur für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen, über dessen MS Teams-Umgebung an einem Meeting teilgenommen wird (z.B. via Microsoft Teams Desktop-App). Soweit eine Teilnahme browsergestützt über den Microsoft-Internetauftritt erfolgt, ist Microsoft für die Datenverarbeitung zum Zwecke der Teilnahme an einem MS Teams-Meeting über das Internet verantwortlich. Weitere Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

II. VERANTWORTLICHER/ DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER/ AUFSICHTSBEHÖRDE

Verantwortlicher Datenschutzbeauftragter Zuständige Aufsichtsbehörde

DKV EURO SERVICE GmbH + Co. KG

Balcke-Dürr-Allee 3

40882 Ratingen

Deutschland

Tel.: +49 2102 5518-0

Fax: +49 2102 5518-192

E-Mail: info@dkv-euroservice.com

Webseite: www.dkv-euroservice.com Andersen GmbH Rechtsberatung Steuerberatung

Thorsten Sörup (externer Datenschutzbeauftragter)

DKV EURO SERVICE GmbH + Co. KG

Balcke-Dürr-Allee 3

40882 Ratingen

Deutschland

E-Mail: datenschutz@dkv-euroservice.com LDI Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Deutschland

Tel.: +49 211 38424-0

Fax: +49 211 38424-10

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Webseite: www.ldi.nrw.de

Soweit nicht die DKV EURO SERVICE GmbH + Co. KG Organisierende des jeweiligen Online-Meetings ist, sondern ein anderes Unternehmen der DKV Group, ist das jeweils einladende bzw. organisierende Unternehmen aus der DKV-Group Verantwortlicher.

III. ZWECKE DER VERARBEITUNG, DATENARTEN

Bei Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten zum Zwecke der Durchführung „Online-Meetings“ verarbeitet. Der Umfang der zu verarbeitenden Daten hängt dabei davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen bzw. welche Funktionalitäten und Services Sie im Rahmen von Microsoft Teams nutzen (z.B. die Funktion Aufzeichnung/ Transkribieren von Online-Meetings zum Zweck einer erleichterten Dokumentation bzw. einer erleichterten Erstellung von Protokollen - siehe nachfolgend auch Ziffer V).

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand einer Verarbeitung sein:

• IP-Adresse

• Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache

• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

• Inhaltsdaten Meeting (z.B. Text-, Audio- und Videodaten): Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während des Online-Meetings entsprechend die Daten/ Kommunikation, die Sie über Eingabegeräte Ihres Endgeräts (Mikrofon/ Videokamera) in das Meeting übermitteln, erhoben und verarbeitet. Im Fall von Aufzeichnungen/ Transkriptionen gelten zudem die Besonderen Bestimmungen in Ziffer V.

Wir behalten uns vor, die genannten Daten zu verwenden, um die Qualität des Service zu monitoren und um mögliche Fehlerquellen im Rahmen des Betriebs zu identifizieren. Inhaltsdaten (Inhaltliche Daten/ Kommunikationsinhalte wie Chatprotokolle und Dateien – siehe zuvor) werden hierfür nicht verwendet.

IV. RECHTSGRUNDLAGEN

DKV MOBILITY stellt das Tool „Microsoft Teams“ als unentgeltlichen Service zur Verfügung, um Online-Meetings durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung), alternativ Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigte Interessen), wobei das berechtigte Interesse an einer effektiven Bereitstellung und Durchführung entsprechender Kommunikationsmittel für „Online-Meetings“ besteht. Zu den Rechtsgrundlagen im Fall einer Aufzeichnung/ Transkription siehe Ziffer V.

V. FUNKTIONEN „AUFZEICHNUNG / TRANSKRIBIEREN“

Microsoft Teams bietet zudem Funktionalitäten wie Aufzeichnen/ Transkribieren von Online-Meetings. Für die Nutzung dieser Funktionalitäten gelten bei DKV MOBILITY folgende besondere Regelungen/ Voraussetzungen:

Einwilligung der Teilnehmenden

• Ein Aufzeichnen/ Transkribieren von Online-Meetings erfordert grds. immer die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO iVm Art. 7 DSGVO) von allen Teilnehmenden. Dies gilt sowohl für „interne Online-Meetings“ (zwischen Mitarbeitenden von DKV MOBILITY) als auch für „externe Online-Meetings“, an denen externe unternehmensfremde Personen teilnehmen.

Ausnahme: Eine Ausnahme besteht bei Online-Meetings, in denen nur einer oder wenige Teilnehmende Inhalte präsentieren (insb. z.B. bei Trainings-/ Schulungsinhalten); hier reicht es aus, dass die präsentierenden Teilnehmenden (Lehrer/innen/ Trainer/innen) ihre Einwilligung erteilt haben und von anderen Teilnehmenden nur in sehr eingeschränkten Umfang Video- oder Audioaufzeichnungen vorgenommen werden (z.B. bei Rückfragen). Auf den Umstand, dass Aufzeichnungen erfolgen sollen, ist gleichwohl bereits im Vorfeld hinzuweisen (siehe unten), zudem gelten die nachfolgenden Teilnehmendenrechte.

• Wir weisen darauf hin, dass eigene Mitschnitte/ Aufzeichnungen durch Teilnehmende ohne Einwilligung der übrigen Teilnehmenden unzulässig sind.

• Werden Online-Meetings durch DKV MOBILITY oder Mitarbeitende von DKV MOBILITY organisiert, sollen die Teilnehmenden schon in der Einladung über eine (mögliche) Aufzeichnung/ Transkription und ihre diesbezüglichen Rechte durch einen Link/ Hinweis auf diese Nutzungshinweise/ Datenschutzinformationen informiert werden.

• Die Teilnehmenden an einem Online-Meeting willigen mit der Annahme der Einladung, spätestens aber mit Teilnahme an dem Meeting unter Einschalten ihres Mikrofons, Einschalten ihrer Kamera oder Teilen des Bildschirms in eine Aufzeichnung/ Transkription ein.

• Es erfolgt zudem ein systemseitiger Hinweis in MS Teams, sobald eine Aufzeichnung/ Transkription beginnt.

• Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; dies geschieht, indem der/ die Teilnehmende an dem Meeting ohne aktive Beteiligung bzw. Rede-/ Wortbeiträge durch Ausschalten von Kamera, Mikrofon/ Ton weiter teilnimmt oder sich auswählt.

Verantwortliche/r für Einholung/ Dokumentation der Einwilligungen (= Organisierender)

• Für die Einholung erforderlicher Einwilligungen und Dokumentation ist grds. der/ die Organisierende des Online-Meetings verantwortlich.

• Der/die Organisierende hat die Einwilligung der Teilnehmenden zu dokumentieren, in dem die Einladung einschl. Hinweistext mit Link gespeichert wird.

• Werden im Rahmen eines Online-Meetings kurzfristig/ spontan weitere Teilnehmenden einbezogen, die keine Kenntnis von einem Aufzeichnen/ einer Transkription haben bzw. keine entsprechende Einladung mit Hinweis erhalten haben (siehe oben), sind diese zu Beginn ihrer Teilnahme hierüber (mündlich) zu informieren; während der Informationserteilung sollte eine laufende Aufzeichnung/ Transkription unterbrochen werden.

Teilnehmendenrechte

Die nachfolgenden Teilnehmendenrechte gelten grds. für Mitarbeitende von DKV MOBILITY sowie für externe Teilnehmende, die an Online-Meetings teilnehmen.

• Teilnehmende, die eine Aufzeichnung nicht wünschen, haben die Möglichkeit, an dem Meeting unter Ausschaltung von Kamera, Mikrofon und Ton teilzunehmen. Eine inhaltliche Beteiligung an dem Meeting ist – soweit vom Teilnehmenden gewünscht – über die Chatfunktion möglich; bitte beachten Sie aber, dass Chatbeiträge in MS Teams dokumentiert werden.

• Sollten Teilnehmende mit einer Aufzeichnung/ Transkription zunächst einverstanden sein, im Laufe eines Online-Meetings aber ihre Meinung ändern, haben sie jederzeit das Recht, an dem Meeting auch ohne aktive Beteiligung bzw. Rede-/ Wortbeiträge durch Ausschalten ihrer Kamera, Mikrofon, und/ oder Ton weiter teilzunehmen.

• Soweit die Teilnahme an einem Online-Meeting aus einer Privatwohnung heraus erfolgt, empfehlen wir, zur Wahrung der Privatsphäre einen künstlichen Bildhintergrund einzustellen (Informationen zur Einstellung eines Bildhintergrundes finden Sie hier: https://support.microsoft.com/de-de/office/anpassen-ihres-hintergrunds-w%C3%A4hrend-einer-teams-besprechung-715a3e57-a0f1-44ee-ba9f-c9030888f0d3).

• Für DKV MOBILITY-Mitarbeitende: An einen Verzicht auf eine aktive Beteiligung (Rede-/ Wortbeiträge) innerhalb eines Online-Meetings können keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen geknüpft werden.

Aufbewahrungs-/ Löschfristen bei Aufzeichnungen

Aufzeichnungen werden nur für maximal 6 Wochen ab Datum der Aufzeichnung gespeichert und werden hiernach automatisch gelöscht. Damit eine automatische Löschung nach Ablauf der vorgenannten Speicherfrist sichergestellt ist, ist eine zusätzliche Speicherung der Aufzeichnungen an weiteren Ablageorten unzulässig.

Ausnahmen: Aufzeichnungen von Trainings- oder Schulungssessions/ -veranstaltungen, in denen eine/r oder wenige Teilnehmende Inhalte zur Informations- und/ oder Schulungszwecken präsentieren und die darüberhinausgehend nur in sehr eingeschränktem Umfang Video- oder Audioaufzeichnungen anderer Teilnehmenden beinhalten (z.B. bei Rückfragen oder Ähnliches), dürfen zu Schulungs- bzw. Trainingszwecken dauerhaft gespeichert und wiedergegeben werden, soweit die präsentierenden Teilnehmenden (Lehrer/in/ Trainer/in) in eine dauerhafte Speicherung entsprechend eingewilligt haben (siehe auch Ziffer V.1).

VI. TEILNAHME VON DKV MOBILITY-MITARBEITENDEN AN ONLINE-MEETINGS VON DRITTEN

Bei einer Teilnahme an Online-Meetings von Dritten (z.B Kunden, Vertragspartner etc.), die ebenfalls aufgezeichnet/ transkribiert werden sollen, gelten für DKV MOBILITY-Mitarbeitende die Teilnehmendenrechte in Ziffer V.3 entsprechend.

Soweit DKV MOBILITY-Mitarbeitende von den oben genannten Teilnehmendenrechten Gebrauch machen, können seitens DKV MOBILITY keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen hieran geknüpft werden.

Sonderfälle: In Ausnahmefällen können rechtliche Verpflichtungen zur Aufzeichnung von Online-Meetings auf Seiten externer Organisatoren bestehen. Dies betrifft vor allem den Versicherungs- und/ oder Bankenbereich im Rahmen von Beratungs-/ Anlagegeschäften. In diesem Fall ist keine Einwilligung der Teilnehmenden in eine Aufzeichnung erforderlich, d.h. eine Aufzeichnung ist in diesen Fällen ohne Einwilligung möglich und zulässig.

Auf den Umstand einer Aufzeichnung wird in der Regel vor deren Start einschl. der diesbezüglichen Rechtsgrundlage von dem dritten Organisierenden/ Veranstaltenden hingewiesen, in der Regel im Rahmen der datenschutzrechtlichen Informationspflichten. Weitere Informationen hierzu stellt der Datenschutzbeauftragte/ das Datenschutzteam gerne auf Anfrage zur Verfügung.

VII. ETWAIGE EMPFÄNGER VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation. Die Verarbeitung von Daten zum Zwecke der Erbringung der MS Teams-Services erfolgt im Auftrag von DKV MOBILITY nach Art. 28 DSGVO durch die Microsoft Ireland Operations Limited. Zur Erbringung der Serviceleistungen werden diejenigen Daten an Microsoft übertragen, die zur Bereitstellung des MS Teams Services erforderlich sind. Insbesondere werden Benutzerkennung und IP-Adresse an Microsoft weitergegeben. Bei Nutzung des Dienstes werden Inhaltsdaten an Microsoft übertragen, wobei Sie durch ihr Kommunikationsverhalten selbst bestimmen, welche Daten übertragen werden. Nach Angaben von Microsoft erfolgt die Übertragung der Inhaltsdaten verschlüsselt.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Verschlüsselung durch Microsoft finden Sie unter

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-security-guide

VIII. VERARBEITUNG VON DATEN IN SOG. DRITTLÄNDERN

Eine Datenverarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt in der Regel nicht, da Daten von DKV MOBILITY grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb des EWR gespeichert werden (sog. EU-Boundary-Programm von Microsoft).

In bestimmten Fällen kann es jedoch notwendig sein, Daten auch außerhalb des EWR zu übertragen, um den Betrieb des Clouddienstes sicherzustellen. Zudem kann eine Übermittlung/ Verarbeitung außerhalb des EWR erfolgen bzw. erforderlich sein, wenn diese vom Teilnehmenden initiiert wird, z.B., wenn sich ein/e Teilnehmende/r aus einem Drittstaat außerhalb des EWR einwählt. Ebenso können im Rahmen von Wartungs- und Supportfällen, zur Sicherung und Verbesserung der Dienstqualität, zum Schutz vor Sicherheitsbedrohungen sowie zur Reduzierung der Routinglatenz gelegentlich Daten außerhalb der EU verarbeitet werden.

Wenn personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des EWR übertragen werden, stellen wir vor einer solchen Übermittlung sicher, dass in dem jeweiligen Drittland oder bei dem jeweiligen Empfänger in dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Dies kann sich z.B. aus einem sogenannten „Angemessenheitsbeschluss" der Europäischen Kommission ergeben, durch Verwendung der sogenannten „EU-Standardvertragsklauseln" oder durch andere Maßnahmen i.S.d. Art. 44 ff. DSGVO .

Während der Übertragung über das Internet sind die Daten verschlüsselt, um unbefugten Zugriff zu verhindern, zum Beispiel durch Transportverschlüsselung. Weitere Informationen zu fortlaufenden Datenübertragungen von Microsoft finden Sie auch unter: https://learn.microsoft.com/de-de/privacy/eudb/eu-data-boundary-transfers-for-all-services

IX. DAUER DER SPEICHERUNG

Sind Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.

Anonymisierte Protokolldaten werden bis zu 30 Tage für den Zugriff von DKV MOBILITY gespeichert. Eine Einsicht erfolgt ausschließlich zur Feststellung von Systemfehlern, Fehlerbehebung, Klären von Sicherheitsfragen sowie zur Prüfung von Manipulationen oder sonstigem Missbrauch. Sie ist ausschließlich Administratoren der M365 Plattform zugänglich.

Chatnachrichten/ Chatmitteilungen, die innerhalb einer Teams-Videokonferenz geschickt werden, können auch nach den 30 Tage von den Beteiligten eingesehen werden. Nach 30 Tage wird der externe Teilnehmende im Chat jedoch als „Unbekannter Nutzer“ angezeigt. Dadurch kann nicht mehr nachvollzogen werden, wer den Chat verfasst hat.

Zu den Aufbewahrungs- und Speicherfristen bei Aufzeichnungen/ Transkriptionen siehe unter Ziffer V.4.

X. BETROFFENENRECHTE

Gemäß der DSGVO haben Teilnehmende als Betroffene gegenüber einem Verantwortlichen folgende Rechte:

– Recht auf Auskunft

– Recht auf Berichtigung oder Löschung

– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

– Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

– Recht auf Datenübertragbarkeit

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten (siehe oben). Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

XI. VERWEIS AUF ALLG. DATENSCHUTZINFORMATIONEN / ÄNDERUNGSVORBEHALT

Weiter Informationen zum Datenschutz sowie zu Betroffenenrechten etc. entnehmen Sie bitte den Allgemeinen Datenschutzinformation von DKV MOBILITY, die unter https://www.dkv-mobility.com/de/datenschutz/ abgerufen werden können.

Wir behalten uns das Recht vor, die Datenschutzerklärung in unregelmäßigen Abständen zu ändern und/ oder anzupassen. Wir werden Sie über alle wesentlichen Änderungen informieren, die Auswirkungen auf die Verwendung Ihrer persönlichen Daten haben. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf unseren Webseiten unter dem Link „Datenschutz“.

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